Kongresse professionell planen, organisieren und digital abwickeln
Das zentrale System für Tagungen, Kongresse und Teilnehmermanagement
Von der Anmeldung bis zur Bezahlung: Mit unserem Tagungs- und Kongresssystem steuern Sie die wesentlichen organisatorischen und kaufmännischen Prozesse Ihrer Veranstaltung zentral in einer leistungsfähigen Lösung.
Kongresse und Tagungen lassen sich mit individuellen Programmen, Workshops, Rahmenveranstaltungen und Hotelkontingenten abbilden. Teilnehmer können sich online anmelden, gewünschte Programmpunkte auswählen und – je nach Veranstaltung – zusätzliche Leistungen direkt mitbuchen.
Automatisierte Bestätigungen, Rechnungserstellung, integrierbare Online-Zahlungsmöglichkeiten sowie die Verwaltung von Zahlungseingängen und offenen Posten sorgen für einen durchgängigen digitalen Prozess.
Kongresse flexibel und individuell abbilden
Jede Veranstaltung ist anders. Deshalb können Kongresse aus verschiedenen Bausteinen individuell zusammengestellt und organisiert werden.
Workshops, Seminare, Vorträge, Rahmenprogramme, Abendveranstaltungen, Hotelangebote und weitere Leistungen lassen sich entsprechend der jeweiligen Anforderungen integrieren.
Auch mehrsprachige Inhalte und Buchungsprozesse können innerhalb eines Kongresses bereitgestellt werden – ideal für Veranstaltungen mit internationalem Teilnehmerkreis.
Teilnehmermanagement und Online-Anmeldung
Für jeden Kongress können individuelle Anmeldeformulare bereitgestellt werden. Teilnehmer melden sich komfortabel online an und wählen die für sie verfügbaren Angebote und Programmpunkte aus.
Je nach Konfiguration können Workshops, Rahmenprogramme, Abendveranstaltungen, Zusatzleistungen und Hotelkontingente direkt im Rahmen der Anmeldung ausgewählt und gebucht werden.
Die Teilnehmerdaten stehen anschließend zentral für die weitere Organisation und Bearbeitung zur Verfügung.
Hotelkontingente direkt integrieren
Reservierte Hotelkontingente können unmittelbar in den Anmelde- und Buchungsprozess eingebunden werden.
Teilnehmer erhalten dadurch die Möglichkeit, passende Hotelangebote direkt zusammen mit ihrer Kongressanmeldung zu buchen. Veranstalter behalten gleichzeitig den Überblick über gebuchte und verfügbare Kapazitäten.
Online bezahlen – direkt im Buchungsprozess
Über eine integrierbare Zahlungsschnittstelle können kostenpflichtige Anmeldungen und gebuchte Leistungen direkt mit einem Online-Bezahlvorgang verbunden werden.
Damit lassen sich Anmeldung, Buchung und Bezahlung zu einem komfortablen digitalen Prozess zusammenführen. Zahlungsinformationen können den jeweiligen Teilnehmern und Buchungen zugeordnet und für die weitere kaufmännische Bearbeitung genutzt werden.
Das reduziert manuelle Arbeitsschritte und erleichtert die Nachverfolgung von Zahlungen und offenen Beträgen.
Alle wichtigen Informationen zentral im Blick
Teilnehmerlisten, Hotelbuchungslisten und Raumbelegungen geben Ihrem Team jederzeit einen strukturierten Überblick über den aktuellen Stand der Veranstaltung.
Auch bei komplexen Kongressen mit zahlreichen Teilnehmern, Programmpunkten, Räumen und Übernachtungsangeboten bleiben alle relevanten Informationen zentral verfügbar.
Von der Anmeldung über die Zahlung bis zur Abrechnung
Teilnehmeranmeldungen können automatisiert bestätigt und die zugehörigen Rechnungen auf Basis der gebuchten Leistungen erstellt werden.
Rechnungen und Zahlungseingänge werden zentral verwaltet und den jeweiligen Teilnehmeranmeldungen zugeordnet. Online-Zahlungen, Teilzahlungen und vollständige Zahlungseingänge können innerhalb des Abrechnungsprozesses berücksichtigt werden.
So behalten Sie den Überblick über Rechnungen, Zahlungseingänge und noch offene Posten.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Zentrale Verwaltung von Tagungen und Kongressen
- Individuell konfigurierbare Kongress- und Veranstaltungsbausteine
- Mehrsprachige Inhalte und Buchungsprozesse
- Online-Anmeldung für interne und externe Teilnehmer
- Individuelle Anmelde- und Buchungsformulare
- Verwaltung von Workshops und Programmpunkten
- Integration von Rahmen- und Abendveranstaltungen
- Einbindung und Buchung von Hotelkontingenten
- Teilnehmer-, Hotelbuchungs- und Raumbelegungslisten
- Automatisierte Anmelde- und Buchungsbestätigungen
- Automatisierte Rechnungserstellung
- Anbindung von Online-Zahlungssystemen über Zahlungsschnittstellen
- Zuordnung von Zahlungen zu Teilnehmern und Buchungen
- Verwaltung von Teil- und Komplettzahlungen
- Übersicht über offene Posten
Durchgängige digitale Prozesse statt Insellösungen
Die Stärke unseres Tagungs- und Kongresssystems liegt in der Verknüpfung der unterschiedlichen Veranstaltungsprozesse.
Von der Online-Anmeldung über Programm- und Hotelbuchungen bis hin zu Zahlung, Rechnung und Auswertungwerden die relevanten Informationen innerhalb eines zentralen Systems zusammengeführt.
Das reduziert doppelte Datenerfassung, vereinfacht administrative Abläufe und schafft Transparenz über den gesamten Veranstaltungsprozess.
Eine Lösung, die sich Ihren Abläufen anpasst
Kein Kongress und keine Organisation arbeitet exakt gleich. Deshalb lässt sich unser Tagungs- und Kongresssystem individuell konfigurieren, erweitern und an Ihre organisatorischen und technischen Anforderungen anpassen.
Auch die Integration vorhandener Systeme und externer Schnittstellen kann entsprechend der jeweiligen Anforderungen berücksichtigt werden.
Lernen Sie unser Tagungs- und Kongresssystem kennen
Sie möchten Teilnehmermanagement, Buchung, Bezahlung und Veranstaltungsorganisation effizient miteinander verbinden?
Gerne zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten unseres Systems in einer unverbindlichen persönlichen Demonstration und beraten Sie zu den individuellen Einsatz-, Integrations- und Anpassungsmöglichkeiten.
Vereinbaren Sie einen Demo-Termin und lernen Sie unsere Lösung kennen.
